Comment préparer sa déclaration de taxe de séjour en mairie sans rien oublier ?
Cette checklist s'adresse aux loueurs de meublés, de gîtes et de chambres d'hôtes qui collectent la taxe de séjour et la reversent à la collectivité. Elle suit l'ordre d'une période de déclaration, de la saison jusqu'au reversement, et complète les repères sur ce que doit collecter le loueur et sur la déclaration à la commune.
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Avant la saison ou la période de déclaration
Vérifier auprès de la mairie ou de l'intercommunalité que le logement est bien déclaré comme meublé de tourisme ou chambre d'hôtes
Relever le tarif de taxe de séjour en vigueur pour la commune et la catégorie du logement, classé ou non classé
Noter si la commune applique une taxe additionnelle départementale ou régionale, à vérifier selon les textes en vigueur
Vérifier la période et la fréquence de déclaration fixées par la collectivité, mensuelle, trimestrielle ou annuelle
Identifier les cas d'exonération applicables et la façon de les justifier
Vérifier si les plateformes utilisées collectent la taxe à la place du loueur pour ce logement
Préparer un support de registre, papier, tableur ou outil dédié, prêt avant le premier séjour
Au fil des séjours, à chaque départ
Inscrire le séjour au registre : dates d'arrivée et de départ, nombre de nuitées
Noter le nombre de personnes hébergées et distinguer les personnes taxables des personnes exonérées
Indiquer le motif d'exonération lorsqu'il y en a un, avec le justificatif conservé si nécessaire
Calculer le montant de taxe pour le séjour, avec le tarif applicable à la date du séjour
Faire apparaître la taxe de séjour distinctement sur la facture ou le reçu remis au voyageur
Préciser le canal de réservation et si la taxe a été collectée par la plateforme ou par vous
Conserver la trace de l'encaissement, espèces, virement ou versement par la plateforme
À la clôture de la période
Vérifier que tous les séjours de la période figurent au registre, sans doublon ni oubli
Totaliser les nuitées taxables et les nuitées exonérées, par logement si vous en avez plusieurs
Recalculer le montant total collecté et le comparer aux encaissements réels
Isoler les montants déjà collectés et reversés par les plateformes pour ne pas les déclarer deux fois
Contrôler que le tarif utilisé est resté le bon sur toute la période, notamment en cas de changement au 1er janvier
Relever les écarts et les corriger avant de remplir la déclaration
Au moment de déclarer et de reverser
Remplir la déclaration sur le support demandé par la collectivité, formulaire papier ou plateforme en ligne
Reporter les totaux du registre : nuitées taxables, nuitées exonérées, montant collecté
Vérifier la date limite de dépôt et le mode de règlement accepté par la collectivité
Effectuer le reversement du montant déclaré et conserver la preuve de paiement
Noter la date de déclaration et le montant versé sur le registre ou dans le dossier de la période
Après la déclaration, pour la suite
Classer ensemble le registre de la période, la déclaration déposée et la preuve de reversement
Conserver les justificatifs d'exonération avec le registre de la période concernée
Mettre à jour le tarif dans votre registre ou votre outil si la collectivité annonce un changement
Reporter la date de la prochaine échéance de déclaration dans votre agenda
Relire les points qui ont posé problème pour ajuster la saisie des séjours suivants
Comment utiliser ce modèle
Cette checklist se parcourt à chaque période de déclaration ; la partie « au fil des séjours » se coche en continu, idéalement à chaque départ de voyageur, pour éviter la reconstitution de fin de période.
Elle est remplie par le loueur lui-même, ou par la personne qui gère les arrivées, la conciergerie par exemple, sous la responsabilité du loueur.
Le montant de chaque séjour peut être vérifié avec le calculateur de taxe de séjour proposé dans les ressources du site ; un outil comme TaxSejour, ou un tableur bien tenu, permet ensuite de totaliser la période sans ressaisie.
Le document coché se conserve avec le registre et la copie de la déclaration, pour répondre à une demande de la collectivité ou retrouver un montant en cas de doute.
Faut-il déclarer les séjours dont la taxe a été collectée par la plateforme ?
Cela dépend des modalités fixées par la collectivité. Dans beaucoup de cas, le loueur mentionne ces séjours mais ne reverse pas de montant, la plateforme s'en chargeant. Le mieux est de demander à la mairie ou à l'intercommunalité comment présenter ces nuitées sur la déclaration.
Que faire si je constate un écart entre le registre et les encaissements ?
Repérer d'abord le séjour concerné : oubli de saisie, tarif erroné, exonération mal appliquée ou double saisie. La correction se fait dans le registre avant la déclaration ; un écart identifié et expliqué est bien plus simple à traiter qu'un montant reconstitué de mémoire.
Cette checklist convient-elle si je loue plusieurs logements dans des communes différentes ?
Oui, à condition de la reproduire pour chaque logement, puisque le tarif, la fréquence de déclaration et le mode de reversement peuvent différer d'une commune à l'autre. L'article sur plusieurs logements et plusieurs communes détaille cette organisation.
Combien de temps conserver le registre et les déclarations ?
La durée de conservation à retenir est à vérifier selon les textes en vigueur et les demandes éventuelles de la collectivité. Dans la pratique, beaucoup de loueurs gardent chaque période au moins plusieurs années, avec la preuve de reversement.